비즈니스 문서 작성의 기술

모든 문서를 만드는 목적이 나 자신을 위해 만드는 거라면, 비즈니스 문서를 만드는 보다 세부적인 이유는 무엇일까? 그것은 바로 사람들을 ‘설득’하고 ‘감사’의 표시를 하며, 누군가에게 ‘요청’을 하고, 상황을 ‘분석’해서 ‘보고’하고, ‘설명’하기 위해서다.28쪽

설득, 감사, 요청, 분석, 보고, 설명을 비즈니스 문서를 만드는 6가지 요소라고 합니다. 그리고, 비즈니스 문서에는 표준화된 문서가 있고 비표준화된 문서가 있습니다. 품의서, 안내문, 통지서, 의뢰서 같은 표준화 문서가 많이 활용되고 있습니다. 또한 회사에서는 부서별로도 서로 다른 성격의 문서를 작성합니다. 총무, 영업, 고객, 전략 부서 모두 문서의 목적은 서로 다릅니다.

이렇게 우리가 회사 업무를 하면서 만드는 모든 문서가 바로 비즈니스 문서 입니다. 비즈니스 문서는 업무에 대한 지식을 상사나 동료, 고객들에게 좀 더 잘 설명하기 위한 최고의 무기입니다.

 


비즈니스 문서 작성의 기술 강 팀장이 알려주는 ‘잘나가는 직장인’이 되는 지름길
강성범, 정수용 공저 | 영진닷컴 | 2016년 07월 29일

 

이 책은 비즈니스 문서에 대한 개념, 정의에 대한 설명과 함께 실제 비즈니스 문서를 작성하는 방법까지 모든 부분을 알려주고 있습니다. 비즈니스 문서 작성시 실수가 회사에서의 신뢰도에 영향을 미친다고도 하여, 실수를 줄이는 방법도 알려줍니다. 최종 완성된 보고서의 출력과 발표에 대해서도 빼놓지 않고 설명합니다. 그리고 비즈니스 문서를 작성할 때 가장 많이 사용되는 프로그램 활용법을 통해 업무 효율을 높일 수 있는 방법 또한 배울 수 있습니다.

우리가 일하는 회사에서 상사의 성향은 주도형, 사교형, 안정형, 신중형으로 나뉩니다. 그 성향에 따라 문서를 작성하는 방법도 달리해야 한다고 합니다. 비즈니스 문서에는 정답이 없습니다. 이런 성향의 상사들을 모두 만족시킬 수 있는 방법은 바로 보고하는 상대방의 취향에 100% 맞추는 방법 밖에는 없다고 말합니다. 이렇게 비즈니스 문서에는 고객 혹은 상대방에 대한 고려도 필요합니다.

총 17개의 스토리 형식으로 이 책은 구성되어 있습니다. 영업 업무를 보던 정 대리가 본사 마케팅팀으로 발령을 받는 것부터 시작합니다. 그 후 해당 팀의 인원이 강 팀장으로 부터 비즈니스 문서 강의를 받는 것으로 이야기는 이어집니다. 하나하나의 이야기를 읽다 보면 회사에 갓 입사한 신입사원이 배워야 할 부분도 있고, 어느 정도 경력을 갖춘 상태에서 조금 더 조심해야 하는 부분도 확인할 수 있습니다.

회사 입사 후 처음에는 표준화된 비즈니스 문서를 만납니다. 이런 표준화된 문서의 핵심은 정보력이라고 합니다. 어디에 그리고 누군가가 이미 만들어 놓은 문서를 잘 활용하면 됩니다. 인터넷 사이트에서도 서식 파일을 찾을 수 있습니다. 경력을 쌓아 가면서는 비표준화된 문서를 작성하는 일이 많아집니다. 이런 비표준화의 핵심은 논리 싸움입니다. 계량화된 자료 획득과 분석부터 시작하는 것입니다. 문서가 한눈에 들어올 수 있도록 핵심을 나타내는 기술이 필요하게 되는 것입니다. 이런 기술을 잘 사용하면 소위 직장에서 잘나가는 사람이 되는 것입니다.

보통 無에서 有를 창조하는 것이야 말로 인간을 풍요롭게 살게 해준 원동력으로 알고있지만, 비즈니스 문서 작성의 경우에는 이 말이 맞지 않는다. 왜냐하면 처음 인사말에서 언급했듯이 가장 비효율적인 비즈니스 문서 작성은 내가 만드는 모든 문서를 빈 화면에서 시작하는, 無에서 有를 창조하겠다는 자세이기 때문이다.100쪽

문서작성은 글로만 표현되는 것은 아닙니다. 그림이 삽입되어 한눈에 이해할 수 있도록 해야 합니다. 데이터는 차트를 통해 통찰력을 줄 수 있어야 합니다. 문서가 한 눈에 들어올 수 있도록 하는 구성도 중요하며, 그 구성의 요소에 여백도 한 몫을 차지하는 만큼 중요하다고 합니다. 발표는 비즈니스 문서의 화룡정점으로 프리젠테이션을 위해서도 많은 준비가 필요하다고 하며 손동작 하나하나까지 중요한 부분이라고 강조합니다.

한글, 워드, 엑셀, 파워포인트 같은 Office 프로그램을 모두 소개하면서 문서작성을 따라할 수 있도록 합니다. 이렇게 프로그램에 상관없이 모두 학습할 수 있도록 배려한 점도 눈에 띕니다. 회사에서의 대리 직급을 주 독자층으로 책이 쓰여졌다고 가정하면 분명 도움이 됩니다. 반면에 이런 프로그램에 대한 활용법을 소개하는 책이 아닌 만큼 깊이는 얕습니다.

책을 읽으면서 문서작성에 대한 스킬을 이야기 하는 것 외에 다른 외적인 부분을 많이 소개한 부분이 현실적으로 다가왔습니다. 상사에 대한 성향 부분도 그렇고, 요즘 화두가 되는 빅데이터 분석에 대해 정리하는 부분도 그렇습니다. 마치 회사 업무를 실제 하고 있는 상황이 그려집니다. 회사 생활을 이제 막 시작한 사람에게 실무적인 문서 작성에 관한 책을 소개할 필요가 있을 때 이 책이 그 중 한권이 될 것 같습니다.

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